GTD时间管理法则

前言

本文为学习 Topbook | GTD 时间管理法则 的摘要笔记

一、认识 GTD

• GTD（Getting Things Done）强调的是“把你需要做的事情列出来，并处理它”，而不是“把事情做完”

• 真正的生产力不应该通过实现的计划目标的数量来衡量，而应该由本质上有价值的结果来衡量

• 大脑可以看成一个不稳定的存储器，它不能如你所愿地帮你稳定的存储数据，以至于你没有办法快速对它们进行优先级的排序，所以我们可以使用纸本或软件作为稳定的外部存储来解决这个问题。俗话说，好记性不如烂笔头

二、GTD 的具体流程

①. 捕获（Capture）
②. 明晰（Clarify）
③. 组织（Organize）
④. 回顾（Reflect）
⑤. 执行（Engage）

1.捕获（Capture）

捕获，就是把所有你遇到的大小事情都捕获在一起，装进你的 收集箱（Inbox） 当中

2.明晰（Clarify）

明晰，就是一件件拎出 收集箱（Inbox） 当中的东西时问自己五个问题：

①. 这件事可行动吗？
②. 这件事可以一步搞定吗？
③. 这件事可以在2分钟内搞定吗？
④. 这件事该我做吗？
⑤. 这件事有特定的时间吗？

(1)这件事可行动吗？

• 如果不可行动，那么可能是资料、有想法要做的事情，又或者是不用做的事，所以对应的准备3个分区： 参考资料（Reference） 、 可能清单（Someday/maybe） 、 回收箱（Trash）

• 如果可行动，则进入下一步

(2)这件事可以一步搞定吗？

• 如果不能一步搞定，说明它需要分步执行，甚至需要制作一个执行方案。对于这种事项，需要为它准备一个分区： 项目清单（"Plan project" task）

• 如果能一步搞定，则进入下一步

(3)这件事可以在2分钟内搞定吗？

• 如果可以在2分钟内搞定，那就立即做

• 如果不能在2分钟内搞定，则进入下一步

(4)这件事该我做吗？

• 如果这件事是分配给其他人来做的，这类事情需要一个单独的分区，叫做 等待清单（"Wait for" task） ，但你要跟进这件事。

• 如果这件事该我做，则进入下一步

(5)这件事有特定的时间吗？

• 如果有特定的时间，直接把它放在你的 日历或日程应用 当中。让它在特定的时间提醒你。

• 如果没有特定的时间，准备一个分区，名为 执行清单（"@Context" task） ，并专门为它安排时间去执行。

3.组织（Organize）

用纸本或软件划分部署上述提到的以下几个分区：

①. 收集箱（Inbox）
②. 执行清单（"@Context" task）
③. 等待清单（"Waiting for" task）
④. 项目清单（"Plan project" task）
⑤. 可能清单（Someday/maybe）
⑥. 参考资料（Reference）
⑦. 回收箱（Trash）
⑧. 日历或日程应用

4.回顾（Reflect）

回顾是及其重要的一步 ，回顾所有清单，查出错漏，以及检查安排的是否科学合理。

• 从收集箱出去的事项永远不要再放回收集箱

• 项目清单中的事项需要主动将其拆解，分步骤，并为其谋划执行方案，把大项目拆解成小步骤，并分解到其他清单当中。 记住 GTD 的第二大目的，随时随地都明确地知道，下一步应该做什么

• 要特别关注等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾，主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否需要变动（变成可执行或其他）

• 日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当

• 为回顾安排一个周期

5.执行（Engage）

执行和回顾，不是两个完全分开的步骤。在具体执行过程当中，就已经在进行回顾，特别是项目清单当中的事项。

需要记住，执行是Engage，而不是 Do。你需要去“拿结果”，而不是做了 “等结果”

三、GTD 的具体实践

1.除机心

有机械者必有机事，有机事者必有机心。

所以“机心”，指的就是，机巧功利之心。人类聪明就在于会用工具，但容易犯的错误就是，只会使用工具，所以请根据自己的需要去选择工具。

2.确保待清单的事项能顺利完成

等待清单中的需要别人处理的事情，不要事不关己高高挂起，要尽量确保这件事能够被顺利完成。需要考虑各种因素的影响，要跟进或提前提醒对方，以免导致自己的工作或事项受到他人的影响。

3.如何对执行清单进行排序？

着眼于眼前这些执行清单，并且用两个简单的基本原则，为它们排序。

• 原则一：你不可能完成所有的事情

  • 不是把事情做完，而是把事情做好。所以，请不要想着必须完成所有事情。

• 原则二：尽可能做距离你目标更近的那件事

  • 为什么要根据自己的目标，把重要的事情放在第一位这种方式来排序。因为用难易程度来排序，通常可能因为琐事太多，迟迟做不了重要的事情，也就离目标、乃至理想生活状态越来越远。

4.四个注意事项

(1)第一，能被放进执行清单的，都是对你来说可以一步搞定的事情

如果一件只需要一步就能搞定的事情，你却用了一天、两天甚至三天，除非事情非常特殊，否则你是否应该怀疑自己的态度或能力有问题？

(2)第二，做计划、做方案是每个人的必修课

不是说，一开始就得做出多么好的方案，而是在有这种意识的情况下愿意去做，并且一次比一次有哪怕一点小小的进步。

(3)第三，做好时间预估

在执行清单上给要做的事情做一个时间预估。

(4)第四，为特别事件预留时间

尽可能去做完所有的事情，是有前提的： 你要保障自己有充足的睡眠、健康的身体，而且不能牺牲合理的人际关系、个人幸福感 。

四、高质量、高效率完成执行清单的三个方法

1.一次只处理一件事情

人的大脑本就不擅长一心二用，只能专心处理一件事情。所以一次做好一件事情，别被打断，你就能离成事儿更进一步了。

2.使用番茄时钟提高效率

在番茄钟里时尽量克制不去做与正在做的事情无关的事，当积累的好番茄越多，将会越有成就感。番茄钟的具体规则此处不做赘述。

3.打破负罪感幻觉

这里，要分清楚两个东西——负罪感和负罪感幻觉。要把执行清单中的事情做得更高效，最好打破这种负罪感幻觉。

• 当紧急情况不得不去处理，而你没有去及时处理后产生的自责、焦虑等情绪，那种感觉叫做负罪感。

• 当拒绝那些不必立马处理的事情而产生的自责、焦虑等情绪，那种感觉则为负罪感幻觉。

五、GTD 的五个流程分别在什么时候做

不管你横向还是纵向去看，都是 GTD 的步骤。但不同的是，横向是以事项为主体的 GTD 执行步骤；而纵向才是以执行者，也就是以你为主体的执行步骤。

1.第一个步骤是事项收集

把任何时候你遇到的事情全部放进收集箱当中。收集这个步骤是随时随地都在发生的。收集之后，按照 GTD 的原则，如果没有经过明晰、组织等其他步骤，最好是不要开始执行。

2.第二个步骤是每日回顾

把回顾作为每天的第一件或者最后一件事情，进行一次梳理。

在表格中可以看到，当进行回顾时，明晰、组织、执行都是同时进行的。方便按照顺序来理解，表格当中标注了序号。

• 首先回顾收集箱是否清空了？

• 同时还要确认是否还有其他的一些事项被遗忘，没有放进收集箱？

• 其次要回顾等待清单中的下一步是什么？

• 接着要回顾项目清单以及可能清单中的事项的下一步是什么？

变被动为主动，为等待清单、可能清单、项目清单当中的所有事情，都制定下一步行动。

3.第三个步骤是事项处理

• 日历当中的事项，严格按照日期执行

• 按照目标排序高效处理执行清单

4.第四个步骤是每周回顾

每周回顾主要有两个大的目的：

• 查漏补缺，以保证万无一失

• 相比平时的被动收集，它要更加主动。

人脑不是电脑，没有办法万无一失，所以要查漏补缺。而这里的查漏补缺，需要一份合理的“检查清单”。在每周回顾时，把这份提示清单拿出来对照查看，在这周里有没有漏掉过什么事情。这才是每周回顾的重要性。

六、回收箱和参考资料

1.为什么放进回收箱？

回收箱它和电脑中的回收站是同一个功能，随时可恢复。

放进回收箱有两个原因：

• 原因一：有的事件本身会变化
• 原因二：参考 GTD 的两个目的

2.如何准备参考资料？

(1)第一，回归常识，避免追新、奇、怪

不能一味追求新的、奇的、怪的东西，因为这些不管在哪个年代都在发生，并且相对基本常识都要更加吸引人。

(2)第二，提高信息检索、辨别能力

再当今这个信息爆炸的时代，需要学会辨别信息。

提高信息检索和辨别能力最需要的是尽量多检索、多辨别，多思考，且不要忘了回归常识。检索得多的人自然有检索的能力，看得多、用得多、思考得多的人，自然有他的辨别能力。

(3)第三，提高参考资料的存档标准

在当下要获得一些答案或知识实在是太容易了，所以对很多人来说，能被剪藏、存档的参考资料真是比比皆是。造成的结果是，存档了太多，整理起来费劲。

• 搜索引擎能够找到的，浅显而平常的知识，不用专门存档

• 一些出现的新概念，但旧瓶装新酒、换汤不换药的，不用专门存档

七、其他

• 从人自身角度来看，每日必做的事情，其实越不应该依赖任何工具。如果一件事情你每天都必须重复做，那可以叫做“日课”，工具是累赘，每天好好做就行。

• 如果你确实不知道自己该做什么，不如先问问自己不能做什么